La facture électronique est un document dématérialisé qui remplace la facture papier. Elle offre de nombreux bénéfices pour les entreprises, comme la réduction des coûts, la simplification des processus, la sécurisation des données et la protection de l’environnement. Mais, elle impose aussi des contraintes légales et fiscales qu’il faut connaître et respecter. Voici un guide pour tout savoir sur la facture électronique, son fonctionnement et ses modalités.
Sommaire
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Une facture électronique est une facture qui est créée, envoyée et reçue sous forme numérique. Elle doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier, ainsi que quatre nouvelles mentions propres à la facturation électronique. Elle doit également respecter les règles de la TVA et être conservée pendant six ans.
La facture électronique n’est pas une simple image ou une copie numérique d’une facture papier. Elle doit être générée et signée électroniquement, avec un certificat ou une signature qualifiée, qui assure son authenticité et son intégrité. Elle doit aussi être envoyée par un canal sécurisé, qui garantit la traçabilité et la confidentialité des données.
Cette facture peut avoir plusieurs formats, comme l’EDI, le XML ou le PDF. Elle doit être conforme aux normes européennes et internationales, qui permettent les échanges entre les différents systèmes d’information. Pour voir plus sur la facture électronique, rendez-vous sur les sites dédiés.
Pourquoi passer à la facturation électronique ?
La facture électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises, qu’elles soient émettrices ou réceptrices de factures. Elle permet de :
- Diminuer les coûts liés à l’impression, à l’envoi, au stockage et à la gestion des factures papier ;
- Simplifier les processus de facturation, de comptabilité, de contrôle et de paiement, en automatisant les tâches et en évitant les erreurs et les retards ;
- Sécuriser les données, en assurant leur authenticité, leur intégrité, leur traçabilité et leur confidentialité, grâce à la signature électronique et au canal sécurisé de transmission ;
- Protéger l’environnement, en réduisant la consommation de papier, d’encre, d’énergie et de transport, et en réduisant ainsi les émissions de CO2.
La facture électronique est aussi un moyen de lutter contre la fraude à la TVA, en permettant à l’administration fiscale de vérifier plus facilement les opérations réalisées entre les entreprises. Elle participe ainsi au renforcement du civisme fiscal et à l’amélioration des recettes publiques.
Qui est concerné par la facturation électronique ?
La facture électronique concerne toutes les entreprises françaises qui sont assujetties à la TVA et qui réalisent des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services entre elles, sur le territoire national. Ces opérations sont appelées transactions B2B.
En revanche, les opérations qui bénéficient d’une exonération de TVA ne sont pas concernées par la facture électronique. Il peut s’agir, entre autres, des prestations de santé, des opérations immobilières ou des opérations réalisées par les associations à but non lucratif.
Par ailleurs, les opérations réalisées avec des particuliers ou des non-assujettis, ou encore avec des entreprises étrangères, ne sont pas soumises à la facture électronique, mais doivent faire l’objet d’une transmission de données à l’administration fiscale, appelée e-reporting.
Comment passer à la facturation électronique ?
Pour passer à la facture électronique, les entreprises doivent choisir une plateforme de dématérialisation, qui se chargera de générer, de signer, de transmettre et de recevoir les factures électroniques. Cette plateforme peut être le portail public Chorus Pro, qui est déjà utilisé pour les factures adressées au secteur public.
Les entreprises sont libres de choisir une ou des plateforme(s), en fonction de leurs besoins et de leurs préférences. Elles peuvent utiliser la même plateforme que leurs clients ou leurs fournisseurs, ou encore une plateforme différente. Aussi, c’est possible de changer de plateforme à tout moment, sans frais, ni pénalité.
Les entreprises doivent également transmettre à l’administration fiscale les données de facturation, ainsi que les données relatives aux opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie. Cette transmission se fait par l’intermédiaire de la plateforme de dématérialisation envoyant les données au portail e-invoicing, qui les centralise et les contrôle.
